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Ofimática Hotelera para Gestionar tus Reservas

Hotelactiva desea apoyarte en tu gestión hotelera, sabemos que los software o programas hoteleros son muy costosos y muchos hoteles independientes, hostales, pensiones no disponen de PMS o Property Manager System, un programa de gestión de propiedad.

En mi experiencia he trabajado en hoteles independientes y cadenas hoteleras la tecnología en este sector es muy amplia y con este artículo deseo apoyarte con una herramienta fácil. Muchos hoteleros independientes no dispones de grandes programas para administrar la propiedad y todo se basa a mano y en papeles.

En mi experiencia he trabajado en hoteles independientes y cadenas hoteleras la tecnología en este sector es muy amplia y con este artículo deseo apoyarte con una herramienta fácil. Muchos hoteleros independientes no dispones de grandes programas para administrar la propiedad y todo se basa a mano y en papeles.

La herramienta que te traigo es muy sencilla está hecha en google drive, solo tienes que realizar una copia o descargarte en formato excel como puedes ver en las imágenes. También encontrarás un instructivo y hojas de ejemplos:

Hotelactiva desea apoyarte en tu gestión hotelera, sabemos que los software o programas hoteleros son muy costosos y muchos hoteles independientes, hostales, pensiones no disponen de PMS o Property Manager System, un programa de gestión de propiedad.

Esta plantilla te apoyará con:

  • Tus reservas
  • La disponibilidad de habitaciones y tarifas
  • Una base de datos de tus huéspedes.

Bien ahora explico cómo tienes que usarla créeme no es nada difícil.

PESTAÑA 1. Reservas

La primera pestaña o tab encontrarás las reservas para gestionar las reservas en la primera columna es necesario colocar el tipo de habitaciones que tengas una vez ingresado tu inventario en las primeras columnas.

Necesitas ingresar los nombres de los huéspedes y el estado de la reserva en la habitación correspondiente. Tienes la siguientes opciones:

  • Confirmado
  • Sin confirmar

También se encuentra dos opciones para estado de la habitación:

  • En Mantenimiento
  • No Mover (esta se usa cuando un huésped desea una habitación con características específicas o huéspedes frecuentes que ya tienen habitación asignada)

Lo datos de los huéspedes se registran en la pestaña huéspedes, para tener toda la información de la reserva, se coloca una nota con: No de la reserva, Nombres, Estado de Pago, Datos de los huésped y cualquier información adicional. Se marca con negro en la esquina de la celda del nombre.

PESTAÑA 2. Disponibilidad

Esta pestaña se ingresa el inventario de habitaciones en la primera columna junto con las tarifas disponibles por lo general se aplica la tarifa BAR “Best Available Room” mejor tarifa disponible. Revisa bien la estrategia de precio para ofrecer, capacita a tu equipo de recepción en las tarifas y las estrategias de precio que están usando. Así mismo promociones y descuentos en caso de tarifas variables y flexibles.

La disponibilidad viene dada por un formato condicional, es decir por ejemplo si nos ubicamos en el último tipo de habitación Cama compartida en Habitación de 6 camas veremos que la disponibilidad se encuentra en tonos. Esto es debido a que marcamos 0 con un tono oscuro y 6 con un tono claro y la escalera de color va diferenciando. Tal como vez en el gráfico.

PESTAÑA 3. Huéspedes

La pestaña crea una base de datos de las reservas que se generen se va colocando la ID del la reserva o código según se maneje en el hotel.

Se coloca datos de la reserva, el canal es importante ya que indicara por dónde ingresa la misma. Luego se tiene el estado de la reserva de acuerdo si esta:

  • Check In
  • Check Out
  • Reserva
  • Sin Confirmar

Luego tendrán la tarifa, las noches, y desde aquí va con formula es necesario no perder la misma.

El Subtotal, los extras, el total, el IVA y la suma total a pagar.

Junto con un estado actual de pago:

  • Pagada
  • Parcial
  • Crédito
  • Sin pagar

Y al final se encuentra notas u observaciones para dejar comentarios.

Con este artículo deseamos apoyarte en tu gestión hotelera puedes solicitar la plantilla en el siguiente botón.

En qué te aporta un PMS a diferencia de una simple hoja de Excel un Sistema de gestión hotelera se integra a tu Motor de Reservas, al Channel Manager por ello su importancia entre los principales PMS se encuentran: Fidelio, Zeus, Opera, Sirus, Winks, Master Yield.

Por Sonia Hidalgo C

Máster Oficial en Gestión y Dirección Hotelera || Consultora de Revenue Management y Marketing Hotelero || Coach Ontológico Profesional #RevenueKnowmad